GDSN برای پیشبرد سیستم‌های زنجیره تأمین، بر نسخه‌های اطلاعاتی تأمین‌کنندگان و اداده‌های اظهاری آن‌ها استوار است. انتشار اطلاعات نادقیق مانع از حصول ارزش‌های مورد انتظار فروشندگان و تولید‌کنندگان  از GDS می‌شود. بنابراین، این نکته اساسی و حایز اهمیت است که اطلاعات تولیددی در GDS باید دقیق و درست باشد.
قواعد اعتبارسنجی GDS با آزمون‌های منطقی روی اطلاعات محصول، به افزایش دقت اطلاعات کمک می‌کند. استفاده درست از سیستم GS1، دقت در شماره‌های جهانی اقلام و مکان‌ها و ارتباط ابعادی محصولات را تضمین می‌کند برای مثال، قواعد اندازه‌گیری بسته‌بندی کمک می‌کند که وجوه محصول، ارتفاع، عرض و عمق محصول را تعیین نماییم.
 

مسائل پیش روی زنجیره تأمین

شبکه جهانی همزمان‌سازی داده‌ها چیست؟

همزمان‌سازی داده‌ها چه می‌کند؟

داده‌های با کیفیت شرط اساسی همزمان‌سازی داده‌ها

گام اول: بارگذاری داده‌ها
تولید‌کننده اطلاعات شرکت و محصولات تولیدی خود را در مخزن داده‌های (Data Pool) انتخابی خود ثبت می‌کند.
گام دوم: ثبت داده‌ها
بخشی از داده‌های مخزن داده‌ها به طور خودکار به مرجع ثبت جهانی (Global Registry) ارسال می‌شود.
گام سوم: درخواست عضویت
با مشخص‌شدن محل نگهداری داده‌ها در مرجع ثبت جهانی، خرده‌فروش از طریق مخزن داده‌های انتخابی خود، دسترسی به اطلاعات یک یا گروهی از محصولات را درخواست می‌نماید.
گام چهارم: انتشار داده‌ها
اگر تأمین‌کننده این درخواست دسترسی به اطلاعات را بپذیرد، آنگاه مخزن داده مرتبط با تأمین‌کننده اطلاعات محصول و شرکت تولیدی را برای خرده‌فروش منتشر می‌کند.
گام پنجم: تأیید رسید اطلاعات
فروشنده از طریق ارسال از مخزن داده‌های مرتبط با خود به مخزن داده‌های منبع، تأیید دریافت اطلاعات را به اطلاع تولید‌کننده یا تأمین‌کننده می‌رساند.

بسیاری از عملیات پشتیبان این ۵ گام، به صورت خودکار توسط مخازن داده، قواعد GDS و استانداردهای اطلاعاتی تعهد می‌شوند و در نتیجه، سادگی و مؤثر بودن فرآیند GDS را برای هر دو طرف اطلاعات تضمین می‌کنند.

بازگشت

با پیاده‌سازی همزمان‌سازی جهانی داده‌ها، تأمین‌کنندگان و تولید‌کنندگان (منابع اطلاعات) و فروشندگان (دریافت‌کنندگان اطلاعات) داده‌های خود را از طریق شبکه جهانی همزمان‌سازی داده‌ها (Global Data Synchronization Network) مبادله می‌کنند. GDSN یک محیط خودکار بر پایه استانداردهای شناخته شده (استاندارد محور) است و توانایی همزمان‌سازی و هماهنگ‌سازی ایمن و مداوم اطلاعات محصول بین شرکای تجاری را دارد.
در این شبکه، تأمین‌کنندگان و فروشندگان از طریق مخازن داده منتخب خود به GDSN دسترسی دارند. یک مخزن داده، یک کاتالوگ الکترونیکی از اطلاعات استاندارد‌سازی شده محصول است که جابجایی داده‌ها از طریق شبکه را مدیریت می‌کند. تأمین‌کننده از یک مخزن داده منبع (Source Data Pool) برای در دسترس قرار دادن اطلاعات استفاده می‌کند و خرده‌فروش نیز مخزن داده مناسبی را برای دریافت اطلاعات به کار می‌گیرد.
هر مخزن داده برای فعالیت در GDSN باید گواهینامه داشته و مورد تأیید  GS1 باشد که این گواهی، تضمینی بر رعایت آخرین نسخه استاندادهای GS1 و ارتباط با دیگر مخازن داده است.

خرده‌فروش با این مشکلات روبرو است که،

• پیام اطلاعاتی تأمین‌کننده چه می‌گوید؟
• چرا برخی از اطلاعات مورد نیاز فراموش شده‌ است؟
• چرا دریافت اطلاعات صحیح و دقیق از تأمین‌کننده این‌قدر زمان‌بر است؟
• چرا اطلاعات محصول نادقیق و نامعتبر است؟
• چرا محصول سفارش‌شده بر اساس اطلاعات در قفسه‌ها جای نمی‌گیرد؟
• چرا محصول درست و کامل توصیف نشده است؟
 

و تأمین‌کننده نیز در صدد است بداند،

• چه اطلاعاتی از محصول باید برای هر خرده‌فروش ارسال شود؟
• هر سطر از فرم‌های متفاوت تقاضای اطلاعات چه  معنی دارد و چه می‌خواهد؟
• اطلاعات مربوط به یک محصول جدید در کجای فرآیند کسب و کار باید ذخیره شود؟
• اطلاعات مورد نیاز هر خرده‌فروش چگونه باید درست و به موقع به او تحویل شود؟
 

راه حل همزمان‌سازی جهانی داده‌ها

هرچند پیش از این نیز همزمان‌سازی داده‌ها با یک رویکرد سنتی و ساده وجود داشته، اما این همزمان‌سازی تعدد تراکنش‌ها، فرآیندها و قالب‌های اطلاعاتی را در بر داشته و دقت اطلاعات نیز چندان نیست.
بر این اساس،  نیاز به راه‌حلی متفاوت برای همزمان‌سازی جهانی داده‌ها (GDS) توسط GCI و GS1 مبتنی بر بدنه استانداردهای جهانی زنجیره تأمین شکل گرفته است.اGDS موجب در دسترس قرارگرفتن اطلاعات مورد نیاز همه‌ی فروشندگان از طریق یک فرآیند واحد می‌شود. دو ویژگی عمده GDS عبارتند از:
۱٫ اطلاعات توسط استانداردهای مورد توافق همه‌ی بخش‌ها تعریف می‌شوند.
۲٫ اطلاعات گذشته محصول نیز در دسترس فروشندگان است.
اGDS مشتمل بر بیش از ۲۰۰ مشخصه استاندارد است که می‌توانند محصول را توصیف نمایند(قیمت، توصیف محصول، اندازه و ابعاد، بسته‌بندی، نام، آدرس، کمیت اقلام مورد سفارش و …) و این نیز قابل توجه است که تأمین‌کننده به ارسال همه اطلاعات نیاز ندارد و تنها اطلاعات مورد نیاز فروشنده را وارد می‌کند.
در این سیستم، تأمین‌کننده یا تولید‌کننده تنها یک بار اطلاعات خود را وارد می‌کند و فروشندگان منتخب به اطلاعات ایمن، قابل اعتماد، درست و دقیق دسترسی می‌یابند و این برای هر دو طرف افزایش بهره‌وری را به همراه دارد.

‌تصور کنید یک تأمین‌کننده یا خرده‌فروش هستید که می‌توانید اطلاعات محصولات و کالاهای خود را پیوسته با شرکای تجاری خود تراز کنید و اطلاعات خود را به اشتراک گذاشته و از اطلاعات دیگران استفاده کنید. تصور کنید این اطلاعات قادر باشد طی تراکنش های سریع، ساده و دقیق در طول زنجیره تأمین جاری شود و استفاده از این اطلاعات کمک کند که مقدار مناسب کالا در زمان و مکان مناسب در طول زنجیره در دسترس باشد.
این‌ یک خیال‌پردازی نیست. همه آنچه که مطرح شد توسط تأمین‌کنندگان، تولید‌کنندگان و خرده‌فروشانی که همزمان‌سازی جهانی داده‌ها را به کار می‌گیرند قابل حصول است. این شرکت‌ها در دو سوی زنجیره تأمین از منافع قابل توجهی از قبیل کاهش کمبودها، زمان سفارش خرید، موعد تحویل و همچنین کاهش عدم انطباق صورتحساب‌ها برخوردارند.
امروزه هر شرکتی می‌تواند با فعال‌شدن در عرصه همزمان‌سازی داده‌ها از منافع، مزایا و فرصت‌هایی که ایجاد می‌شود، بهره‌مند گردد.

چرا همزمان‌سازی داده‌ها
کارایی زنجیره‌های تأمین امروزی به طور فزاینده‌ای به اطلاعات دقیق محصولات جاری در زنجیره مانند توصیف محصول، ابعاد، وزن و از این قبیل اطلاعات وابسته است.
این اطلاعات در شرایط عادی، روزانه از طریق روال‌های معمول کسب و کار به اشتراک گذاشته می‌شود. از طرفی با گرایشی که به خودکارسازی تراکنش‌های اطلاعاتی وجود دارد، نیاز به دقت و صحت اطلاعات حیاتی‌تر می‌شود. اطلاعات ناصحیح یا نادقیق محصول می‌تواند موجب افزایش هزینه‌هایی مانند هزینه‌های ناشی از محموله‌های برگشتی، فروش از دست رفته به دلیل کمبود کالا و در نهایت نارضایتی مشتری شود. این مسئله برای همه‌ی تأمین‌کنندگان، تولیدکنندگان و فروشندگان و به طور کلی عوامل بالادستی و پایین‌‌دستی زنجیره، فارغ از اندازه و تعداد شرکای تجاری آن‌ها صادق است.

همزمان سازی داده‌ها چیست؟

همزمان‌سازی داده‌ها فرآیندی است که جریان اطلاعات محصول در طول زنجیره را روان می‌سازد. این جریان روان اطلاعات تضمین‌ می‌کند که تولید‌کنندگان و فروشندگان یا همه‌ی شرکای تجاری، در هر مقطع از زمان ،اطلاعات یکسان و صحیح از محصول داشته باشند.
تأمین‌کنندگان اطلاعات خود را با خرده‌فروشان به اشتراک می‌گذارند تا عملکرد مطلوب زنجیره را تضمین کرده و محصولات خود را مطلوب‌تر به دست مشتریان برسانند. خرده‌فروشان به این اطلاعات نیاز دارند تا جنبه‌های مختلف کسب و کار خود مانند ورود محصولات به بازار، انبارداری، توزیع و ذخیره‌سازی  را بهتر مدیریت کنند.
هم‌اکنون به اشتراک‌گذاری اطلاعات به صورت دستی و سنتی و از طریق نامه‌های الکترونیکی، نمابرها و تماس‌های تلفنی صورت می‌گیرد. اما چیزی که دنبال آن هستیم، سرعت، امنیت، دقت و صحت اطلاعات است و این نیازمند استفاده از تکنولوژی های جدید و سیستم‌های یکپارچه است.